أفضل 10 أدوات للفريلانسرز يجب عليك استخدامها

ف في الآونة الأخيرة أصبح العمل من المنزل لا يقتصر فقط على الفريلانسرز، ولذلك فستجد العديد ممن كانوا معتادين على العمل التقليدي أصبحوا يعملون من المنزل.

بالنسبة لهؤلاء ومن بدأوا للتو رحلتهم في العمل الحر نحن نعلم أن الأمر قد لا يكون سهلًا في البداية، لذا سنشارك معكم في هذا المقال قائمة بأفضل 10 أدوات للفريلانسرز يجب عليك استخدامها لتتمكن من إدارة حياتك بصورة أفضل، أبتداءً من مراقبة الوقت وحتى إدارة عملك الحر بالكامل.

في البداية يجب أن تعرف بأن هذه ليست قائمة بأدوات تم تجربتها ثم إضافتها في مقال، العديد من تلك الأدوات نستخدمها منذ أكثر من 5 سنوات -ومازلنا- لذلك فنحن نضمن لك أن كل واحدة منها هي الأفضل فيما تقوم به، وهذا بالتحديد ما سيمنحك الأفضلية والتميز في عملك الحر وحياتك كفريلانسر، لذا وبدون الحاجة إلى المزيد من المقدمات سندعك تستكشف…

أفضل 10 أدوات للفريلانسرز

1. أفضل أداة لمراقبة الوقت

RescueTime

أهم ثلاثة أشياء بالنسبة لأي فريلانسر هي: الوقت، الوقت، ثم الوقت أيضًا! وقتك هو رأس مالك الأهم -من بعدك بالطبع- لذلك فلابد أن تعرف جيدًا ما الذي يستهلك وقتك، فبعد سنوات من العمل الحر ستدرك حتمًا أن إدارة الوقت هي الفاصل بين الناجحين والكسالى، بين المحترفين والهواة، بين من يقومون بأعمال عظيمة ومن يقومون بالتصفيق.

لذلك يجب أن تقرر كيف تقضي وقتك، ولكي تتمكن من اتخاذ ذلك القرار يجب عليك مراقبة ومعرفة كيف تقضي وقتك في البداية! وهنا يأتي دور RescueTime فهي أداة رائعة تقوم بتنصيبها ثم نسيانها، فتقوم تلك الأداة بمراقبة وقتك أثناء عملك على حاسوبك الشخصي.

وتقوم بحساب كم من الوقت قضيت في العمل، وكم من الوقت قضيت في تصفح منصات التواصل الاجتماعي وكم قضيت في تلك المهمة وهذا الموقع أو ذاك، وبناء على كل تلك المعلومات تعرض لك تقارير غنية بالمعلومات وسهلة التصفح عن كل ذلك الوقت الذي قضيته، وكم نسبة إنتاجيتك بناء على أي النشاطات كانت منتجة وأيها كانت مشتتة لك، كمنصات التواصل الاجتماعي ومشاهدة الفيديوهات الساخرة مثًلا.

تساعدك أداة RescueTime في تحديد أهداف للإنتاجية سواء بتقليل الوقت الذي تقضيه في غير العمل، أو بزيادة الوقت الذي تقضيه في نشاطات مفيدة، بتحديد أهداف مخصصة لكل منها، وأعتبر تلك الأهداف هي أهم شيء سيبقي عينيك مفتوحتان على وقتك ويبقيك على الطريق الصحيح.

الجميل أنه يمكنك تحديد كل نشاط حسب نسبة تأثيره على إنتاجيتك، فبالنسبة لأحدهم قضاء الوقت على منصات التواصل الاجتماعي قد يكون مشتت للغاية، وبالنسبة لشخص آخر عمله مرتبط بها بقدر كبير قد يكون ذلك الوقت منتج، لذلك أنصحك بأخذ بعض الوقت لتحديد نسبة تأثير كل نشاط على إنتاجيتك وفق طبيعة عملك، وتذكر أن تكون صادق مع نفسك فأنت لا تحاول خداع أحد غيرك.

مهلًا نحن لم نصل إلى أفضل أمر حول تلك الأداة بعد، أفضل ما في تلك الأداة هي أنها مجانية تمامًا إذا كان كل ما ترغب به هو مراقبة وقتك ووضع أهدافك والحصول على تقارير مفصلة عن كيف تقوم بقضاء وقتك. أما إذا كنت تريد ما هو أكثر من ذلك فيمكنك الاشتراك شهريًا أو سنويًا ويمكنك تجربتها لمدة 14 يوم مجانًا كذلك.

لماذا الاشتراك المميز؟

شخصيًا أفضل الاشتراك المميز لأنه يمنحك مميزات رائعة لزيادة إنتاجيتك مثل خاصية Get Focused والتي أقوم بتفعيلها وانا أعمل على كتابة هذا المقال مثلًا، فتقوم بحجب أي نشاط أو موقع قمت بتحديد أنه مشتت. أي أنه لا مزيد من الهروب إلى منصات التواصل الاجتماعي أثناء العمل، متابعة البريد، أو أي شيء آخر! فقط تقوم بالتركيز على المهمة التي تعمل عليها للوقت الذي حددته لها لتتأكد من أنك تعمل عليها بكامل تركيزك.

أجمل ما في تلك الخاصية هو أنه بدلًا من حجب الموقع بالكامل يمكنك استثناء أجزاء مخصصة كالصفحات التي تقوم بإدارتها على فيسبوك مثًلا من أجل العمل، وأيضًا حجبها يكون بإظهار اقتباس جميل ومحفز عن العمل أو الوقت، وهو ما يجعلك تعود للعمل بتحفيز أكبر، أيضًا الاشتراك المميز يمنحك تحكم أكبر في تقاريرك على عكس الاشتراك المجاني الذي يمنحك تقارير آخر 6 أشهر فقط وهو أكثر من كافي على كل حال.

فاليوم وجدت أنني استخدمت تلك الأداة لأكثر من 10,118 ساعة، أي أكثر من عام من الوقت تم مراقبته وسوف أشارك ما تعلمته من تحليل كل هذا الوقت في العمل بالكامل في مقال قادم إن شاء الله.  

الحساب المميز قد يكون مفيد بالنسبة لك إذا كنت تواجه مشكلة كبيرة في الانضباط وتحسين استغلالك للوقت، إذا كنت لا تواجه مشكلة في هذا الأمر فالحساب المجاني سيوفر لك كل ما تحتاجه وأكثر.

السعر: مجانية للاشتراك العادي، أو مدفوعة للاشتراك المميز مقابل 9$ شهريًا أو 72$ سنويًا.

2. أفضل أداة لتنظيم المهام اليومية

Microsoft To-Do

بالحديث عن الوقت، حين تقرر العمل كفريلانسر قد تواجهك مشكلة في الإنتاجية، وهي أنك تقضي الكثير من الوقت بينما تنتج القليل بطريقة لا تتناسب مع كم الوقت الذي تقضيه في العمل.

مع الوقت ستجد أن السبب الرئيسي وراء تلك المشكلة هو شيء بسيط جدًا، وهو عدم تخطيط اليوم بشكل جيد بتنظيم المهام اليومية المطلوبة وتحديدها في اليوم السابق.

ربما تكون قرأت تلك النصيحة عدة مرات فيما سبق وتظن أنها واحدة من النصائح المثالية التي لا تناسبك، ولكن دعني أخبرك أن تلك النصيحة هي أهم شيء يجب عليك فعله لكي تتمكن من تحقيق أعلى نسبة إنتاجية من وقتك، ولكي تتمكن من اكتساب تلك العادة أنصحك باستخدام أداة Microsoft To-Do.

قبل خمسة أعوام كنت أبحث عن أداة تمكنني من إضافة وترتيب المهام اليومية بسرعة وسهولة حتى أطبق تلك النصيحة التي تعلمتها من دكتور ستيفن كوفي في كتابه العادات السبع للأشخاص الأكثر فعالية. وقتها كنت قد جربت تقريبًا جميع أدوات إدارة المهام.

الغريب هو كل تلك الأدوات كانت تركز على إضافة مميزات جديدة وتتنافس في أن تصبح الكل في واحد بتوفير العديد من المميزات! بينما اعتقد أنه من المفترض أن تركز على أمر واحد فقط وهو سهولة وسرعة إضافة وترتيب وتصفح المهام اليومية، وهو ما أفقد تلك الأدوات مهمتها الرئيسية (على الأقل بالنسبة لي).

لم أجد إلا أداة واحدة تركز فقط على تلك المهمة وحسب، كانت تلك الأداة Wunderlist وظللت أستخدمها في إدارة مهامي اليومية طوال كل ذلك الوقت إلى أن قامت Microsoft بالاستحواذ عليها وإنهاءها ليقوم نفس الفريق بعمل Microsoft To-Do. الخبر الجيد هو أن أداة Microsoft To-Do مازالت مجانية بالكامل وأيضًا تعمل بنفس الهدف وهو التركيز على إضافة وترتيب وتصفح المهام اليومية كل يوم وحسب، لا شيء آخر.

كيف تستخدم Microsoft To-Do بشكل أفضل؟

لكي تحرص على أن تصبح إنتاجيتك أفضل أنصحك بإضافة المهام اليومية لليوم التالي باستخدام هذه الأداة لأنها الأسرع والأفضل ومتوفرة على جميع المنصات من هاتفك إلى حاسوبك الشخصي وحتى المتصفح.

كل ما عليك فعله هو أن تخصص وقت ما كل يوم لتقوم فيه بالإجابة على سؤال واحد، كيف سأقوم بقضاء اليوم التالي؟ ثم تقوم بإضافة المهام التي تنوي القيام بها في اليوم التالي بسرعة وسهولة باستخدام Microsoft To-Do، يمكنك البدء بالتخطيط اليومي وبعد قليل من الوقت قد تجد نفسك تقوم بتخطيط الأسبوع بالكامل مسبقًا، وهو ما سيمنحك أفضلية كبيرة وتحكم أفضل في وقتك وحياتك بالكامل.

السعر: مجانية تماماً.

3. أفضل أداة لإدارة البريد الإليكتروني

Mailbird

يقول بيار دو لاغورس: “قل لي ماذا تقرأ أقل لك من أنت” وأقول أرسل لي بريدًا الكترونيًا أقل لك من أنت أيضًا! كثيرٌ من الفريلانسرز لا ينتبهون إلى هذا الأمر بالرغم من أهميته، إدارة بريدك الإلكتروني هو أمر بالغ الأهمية ويعكس الكثير عن شخصيتك.

ابتداءً من سرعة استجابتك للبريد المرسل لك وصولًا إلى طريقة كتابتك وتنسيقك لشكل بريدك. إذا كنت تستخدم Mac فلا أعتقد أنك تواجه مشكلة في إدارة بريدك الإليكتروني، أما إذا كنت تستخدم windows فستجد بأنه لا يوجد الكثير من الأدوات الجيدة لإدارة بريدك الإليكتروني، كان هذا الأمر يمثل مشكلة كبيرة بالنسبة لي، إلى أن ظهر Mailbird.

يمكنني القول بأن Mailbird هو بلا أدنى شك أفضل أداة لإدارة بريدك الإليكتروني، لأنه صنع بواسطة أشخاص كانوا يعانون من نفس المشكلة، وهي أنه لا يوجد أداة جيدة للقيام بهذا الأمر في windows لذلك فقرروا أن يصنعوها بأنفسهم! والنتيجة كانت حصولهم على عدة جوائز كأفضل برنامج إدارة بريد إليكتروني لمستخدمي Windows في كل عام منذ إطلاقه في 2014.

لكي تعرف مدى أهمية Mailbird هذه صورة لعدد الحسابات التي أقوم بإدارتها باستخدامه وكيف أنه يسهل علي متابعة بريدي الإلكتروني وإرسال رسائل بريدية بتواقيع مميزة تعكس ذوقي الخاص، وتعطي انطباع لعملائي بأنهم يتعاملون مع شخصي يهتم بأدق التفاصيل، فصدقني تلك التفاصيل الصغيرة هي ما تصنع الفارق الكبير.

بديل الهاتف Spark

المشكلة الوحيدة في أداة Mailbird هي أنه لا يوجد تطبيق لها على الهاتف، لذلك في هذا الأمر فأنا استخدم Spark وهي مخصصة لـ Mac وهواتف iOS و Android.

في الحقيقة Spark تحتوي على بعض المميزات أفضل من Mailbird مثل تصنيف الرسائل بشكل تلقائي لكي تشاهد الأهم أولًا، وتجربة الاستخدام الرائعة. والخبر الجيد هو أنه من المخطط أنها ستصدر لمستخدمي Windows في العام القادم، وتجربتها على الهاتف هي ما جعلتني متحمس للغاية لصدورها لأنها قد تضع Mailbird في منافسة شرسة.

الأمر المميز حول Mailbird هو أنها ليست أداة إدارة بريد إلكتروني وحسب، بل يمكنك من خلالها استخدام العديد من الأدوات التي قد تحتاجها أثناء عملك فيمكنك من خلالها الوصول مباشرة إلى ملفاتك في Dropbox وإضافة أي منها، أو التحدث عبر WhatsApp او مع فريقك في Slack او حتى يمكنك مشاهدة مهامك اليومية من Microsoft To-Do وأكثر أيضًا كل ذلك في مكان واحد فقط.

الأمر الرائع هو أن Mailbird مجانية لإدارة بريد واحد فقط أما إذا كنت ترغب في إضافة أكثر من بريد فيمكنك الاشتراك شهريًا أو شراءها مرة واحدة مدى الحياة، وهو ما أنصحك بالقيام به إذا كنت تخطط لإدارة أكثر من بريد إليكتروني والحصول على مميزات أفضل ولا ترغب في دفع إشتراك شهري، فصدقني لن تتوقف عن استخدامها قريبًا.

السعر: مجانية لإدارة بريد إليكتروني واحد، ومدفوعة لأكثر من ذلك بنظامين دفع 3.25$ شهريًا أو 79$ مرة واحدة لمدى الحياة.

4. أفضل أداة لإدارة المشاريع والعملاء

Notion

إذا أخبرني أحدهم بأن هناك أداة ستمكنني من إدارة حياتي بالكامل كنت سأتهمه بالجنون، خاصة لأنني أفضل التخصص، ولكن فوجئت بأن هناك فعلًا أداة يمكنك استخدامها لإدارة أي شيء في حياتك تقريبًا وهي Notion.

لا أريد أن أخبرك بأن Notion هي مجرد أداة لإدارة المشاريع بينك وبين فريقك أو عملاءك وحسب، لأنها أكثر من ذلك بكثير، فشخصيًا أستخدمها في إدارة كل شيء في حياتي، أهدافي، خططي، دخلي، عملائي، ما أقوم بتعلمه، ما أقوم بكتابته، كل شيء بالمعنى الحرفي للكلمة، وشاركت في عدة مقالات سابقة خطة تعلمي، وقائمة بالكتب التي قرأتها وسأقرئها هناك كذلك.

في هذا المقال سأتناول أحد أهم جوانب تلك الأداة وهي إدارة المشاريع، واحدة من أهم الأهداف التي أنصحك باستخدام Notion من أجلها هو إدارة المشاريع التي تعمل عليها مع عملائك بطريقة تمكنهم من متابعة كل التطورات وتبقيهم على اطلاع بما أنهيته وما الذي تقوم به، والجميل أيضًا هو أنه يمكنك التواصل بداخله مع عملاءك مباشرة، وهو ما يضمن لك بأن كل جزء صغير من مشاريعك وعلاقتك بعملائك سيكون في مكان واحد بالنهاية لكي تركز فقط على العمل.

كيف تستخدم Notion في إدارة المشاريع؟

لكي تستخدم Notion في إدارة مشاريعك مع عملاءك بأفضل شكل قم بعمل مساحة جديدة مخصصة لمشاريعك بالذهاب إلى Create or Join Workspace وبعد ذلك قم باختيار القالب الذي يناسب المشروع الذي ستعمل عليه مع عميلك، في 90% من المشاريع يمكنك استخدام قالب Design Tasks.

وستقوم بعدها بتجهيز خطوات العمل على المشروع وترتيب الصفحة بشكل يسهل على عميلك فهم خطوات العمل وما هو مطلوب منه وكل شيء حول المشروع، بعد أن تنتهي من كل ذلك قم بدعوة عميلك للانضمام إليك في تلك الصفحة بالضغط على Share ثم Invite Person ثم قم بكتابة البريد الإليكتروني الخاص بعميلك.

حينها سيتمكن عميلك أو فريقك من متابعة كل تطور تحرزه في العمل، أي أنك لست بحاجة إلى ارسال تقارير يومية بما أنجزته من عمل خلال المشروع، ولا رسائل من العميل حول ما الذي تم إنجازه! كل شيء سيكون في مكان واحد ويمكن للجميع معرفة ومتابعة آخر التطورات بدون الحاجة إلى التواصل بشكل قد يعوقهم عن التركيز عن إنجاز العمل.

المميز في Notion هو أنه بسيط للغاية في إدارة المشاريع، قبل أن أستخدمه لهذا الشأن كنت أستخدم أدوات مخصصة لإدارة المشاريع مثل Asana و Trello ولكن عملائي كانوا يجدون صعوبة في التعامل معها وفهمها، وعلمت فيما بعد أن تلك الأدوات مخصصة لمن هم مثلي ومثلك وليس لعملائنا، ولكن كل هذا تغير بعد أن جربته في أحد المرات مع أحد عملائي وأخبرني أنه لا يصدق كيف أن تجربة العمل معي كانت رائعة.

هذه صورة لأحد المشاريع التي كنت أقوم بالعمل عليها مع أحد العملاء، شاهد كيف أننا كنا نتواصل ونقوم بمشاركة الاقتراحات والتعديلات وحتى ملفات العمل بداخل الأداة، وبدون إرسال بريد إليكتروني واحد، أو البحث عن كل شيء في كل مكان، بل حتى سيحصل عميلك على وصول دائم لملفات العمل، أي أنه لن يتواصل معك ليسألك هل ما إذا كنت تحتفظ بملفات العمل أم لا بعد 3 سنوات كما يحدث دومًا.

أعتقد أن كل ما أخبرتك به هو أكثر من كافي لكي تستخدم Notion في إدارة مشاريعك القادمة بطريقة أسهل وأبسط، وتمكنك من توفير تجربة ممتعة لعميلك ستجعل العمل معك أمر ممتع، لأن عميلك سيشعر بأنه مشارك في كل شيء وأنه متحكم في زمام الأمور، وأيضًا بدون الحاجة إلى التوقف عن التركيز عن عمله أيضًا وهو ما أحبه عملائي للغاية ومتأكد بأن عملاءك أو حتى فريقك أيضًا سيحبونه.  

شكرًا صديقي العزيز أحمد مسعد على إقناعي باستخدام أداة Notion، فقد جعلت حياتي أفضل ❤

5. أفضل أداة للتواصل مع العملاء

Zoom

أنا أؤمن بأن التواصل مع عملاءك لا يجب أن يقتصر على البريد الإليكتروني أو تطبيقات المحادثات النصية وحسب، فمعظمنا لا يستطيع التعبير عما يشعر به عبر رسالة نصية، ومع ذلك قد لا تضمن أن يكون لرسالتك نفس الوقع في الطرف الآخر أو أن تصله كما أردت. وكما تعلم فعالم الأعمال هو أمر قائم على العلاقات البشرية والتواصل في المقام الأول لهذا أنصحك باستخدام Zoom.

الاعتماد على المحادثات النصية مع عملاءك المحتملين قد لا يمنحك الأفضلية في إقناعهم بأنك أفضل اختيار، أو قد يحجب عنك معرفة تفاصيل هامة مثل ملاحظة شغف عميلك حين يتحدث عن جانب ما في المشروع الذي أنت على وشك العمل عليه، والذي قد يكون مفتاحك للنجاح في إنهاء المشروع بالكامل.

Zoom هي أداة تمكنك من عقد اجتماعات مع عملاءك عبر مكالمات صوتية أو فيديو، وتمكنك من التواصل مع عملاءك بشكل أفضل وأسهل من أي أداة أخرى، فيمكنك تحديد اجتماع مع أحد عملاءك على حسب منطقته الزمنية بكل سهولة، مع تذكيرك تلقائيًا قبل موعد الاجتماع بوقت كافٍ حتى لا تتأخر عنه لأن هذا يعطي انطباع سلبي كما تعلم.

أحد أهم الأسباب التي تجعل Zoom الأداة الأفضل بالنسبة لك للتواصل مع عملاءك هو أنها تمكنك من تسجيل جميع الاجتماعات التي تجريها مع عملاءك للعودة إليها عند الحاجة، وهذ أمر رائع لأنك لن تكون بحاجة إلى التوقف لتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع، أي أنك ستركز فقط على الهدف منه، حيث يمكنك العودة إليه في أي وقت لتدوين الملاحظات كما يحلو لك بدون الحاجة إلى إهدار وقتك ووقت عميلك أيضًا.

أيضًا تمنحك Zoom بعض المميزات الرائعة مثل الفارق الكبير في جودة الصوت والصورة مقارنة بأدوات أخرى مثل Skype مثلًا، ويمكنك أيضًا استخدام خلفية افتراضية بدلًا من غرفتك، أو مشاركة شاشة حاسوبك أثناء الاجتماع، هذا الأمر مفيد للغاية إذا كان هناك ما تريد شرحه لعميلك بصورة أفضل أو مشاركة العمل قبل تسليمه أو لمساعدة عميلك على فهم أمر ما.

التحديات الأمنية!

ربما تكون قد سمعت عن بعض التحديات الأمنية التي واجهتها الأداة مؤخرًا، وهذا صحيح فقد واجهت بعض التحديات الأمنية في الأسابيع الماضية ولكن لا داعي للقلق فقد تم حل المشكلة وتأمين المستخدمين، ولا أعتقد بأن هناك أي مشاكل متعلقة بالأمان بعد إصدار 5.0.2.

الجميل هو أن الأداة مجانية ويمكنك استخدامها كما تشاء إذا كنت ترغب في التواصل مع شخص واحد فقط في الاجتماع، أما إذا كان الاجتماع مع أكثر من شخص فستكون أقصى مدة للاجتماع 40 دقيقة فقط، ويمكنك الاشتراك للحصول على وقت غير محدود وهو ما لن تكون بحاجة إليه في 95% من الحالات.

6. أفضل أداة لتتبع وحساب الوقت

Clockify

في السابق كانت أدوات تتبع الوقت تقتصر على الفريلانسرز اللذين يعملون حسب الوقت وليس حسب التكلفة النهائية للمشروع، ولكن بعد أن أصبحنا جميعًا نعمل من المنزل أصبحت حتى الشركات الصغيرة والمتوسطة تعتمد على تلك الأدوات في تتبع وقت موظفيها أثناء العمل من المنزل أيضًا، وهنا يأتي دور Clockify.

شخصيًا أنا لا أحب فكرة العمل حسب الوقت، ولكنني أعلم أيضًا أنه نظام العمل الأنسب لبعض المجالات والمشاريع، بجانب أن بعض الأشخاص يستخدمونها لكي يتمكنون من قياس إنتاجيتهم أو قدرتهم على أداء مهام في وقت محدد لتجنب أهدار الوقت. بالنسبة لجميع السيناريوهات المحتملة للأمر وجدت أن Clockify هي الأداة الأفضل، بالنسبة للفريلانسرز أو حتى أصحاب الأعمال لمتابعة عمل موظفيهم من المنزل.

مازلت أستخدم Clockify في أحد المشاريع التي تعتمد على الوقت منذ قرابة 6 أشهر الآن ولم تواجهني أي مشكلة أو لم أجد أي شيء إضافي غير موجود بها، ولم أرغب حتى في استخدام أداة أخرى مثل Toggle والتي قد تكون أفضل من حيث تجربة الاستخدام ولكنها أغلى سعرًا وتوفر أدوات مجانية أقل على عكس Clockify التي تمنحك كل ما تحتاجه إذا كنت فريلانسر أو شركة صغيرة مجاناً وتجعل الاشتراك مقتصر على الشركات المتوسطة والكبيرة.

كيف تستخدم Clockify بشكل صحيح؟

باستخدام Clockify ستتمكن من متابعة الوقت الذي يستغرقه أداء المهام والمشاريع التي تتطلب الدفع مقابل الوقت، ويمكنك إضافة عملاءك والمشاريع التي تعمل عليها لتتمكن من العمل مع أكثر من عميل أو مشروع في نفس الوقت في مكان واحد وبسهولة تامة، وأيضًا تحديد سعر ساعة عملك حسب كل مشروع على حدة.

ويمكنك إضافة المهام إما بشكل تلقائي أثناء عملك أو بشكل يدوي وستقوم الأداة بحساب الوقت والتكلفة النهائية للمشروع على حسب سعر ساعتك، وأيضًا عمل تقارير رائعة بالمهام التي قمت بها والتكلفة النهائية، ويمكنك إرسال الفواتير والتقارير إلى عميلك ليقوم بالدفع لك بكل سهولة، كما يمكنك عمل تقارير حسب رغبتك مثل تقارير حسب المشروع، تقارير يومية، أسبوعية، أو شهرية إذا كنت تعمل مع عميل يقوم بالدفع شهريًا مقابل خدماتك أو كيفما تحب.

بعد استخدام الأداة لمدة 6 أشهر وجدت أنها توفر عليّ الكثير من الوقت والقيام بالعديد من الأمور، فأنا لا أقوم بإضافة الوقت بشكل يدوي، أو حساب الوقت باستخدام الآلة الحاسبة، أو حتى عمل تقارير بالمهام التي عملت عليها وكم أستغرق من الوقت إنجاز كلٌ منها، أو حتى عمل فاتورة نهائية بكل ذلك وأرسالها للعميل! كل هذا سيحدث بدون أي تدخل منك فتخيل كم الوقت والمجهود الذي ستوفره عليك تلك الأداة.

الأمر الرائع هو أنها متوفرة كبرنامج يمكنك استخدامه في Windows مباشرة وتمنحك كل المميزات ويمكنك أيضًا استخدامها في المتصفح بكل سهولة، كما يمكنك متابعة كل شيء من هاتفك أيضًا عبر تطبيقاتهم وهو ما سيسهل عليك الكثير في استخدامها.

7. أفضل أداة لإدارة حياتك المالية

مصاريف

في بداية المقال كنت قد أشرت إلى أن الوقت هو أهم شيء بالنسبة للفريلانسرز، وأعتقد أن إدارة الحياة المالية تأتي في المرتبة الثانية، لأنها تتحكم في علاقتك بعملاءك ونمط حياتك وكل شيء تقريبًا.

إدارة الحياة المالية هو أمر ضروري سواء أكنت فريلانسر أو لا، ولكن الفريلانسر تحديدًا يجب عليه تعلم إدارة الحياة المالية أكثر من أي شخص آخر لأنه بدون إدارة جيدة لحياتك المالية قد تواجهك العديد من الصعوبات، وكما تحدثت عن الوقت أنت لن تتمكن من إدارة أي شيء بدون مراقبته، لهذا أنصحك بمراقبة دخلك ومصاريفك باستخدام تطبيق مصاريف.

كنت قد أدركت هذا الأمر في عام 2015 وظللت ابحث عن أداة تمكنني من مراقبة مصروفاتي لأن الطريقة اليدوية ليست فعالة وتستغرق الكثير من الوقت، جربت بعض الأدوات والتي لم تكن مقنعة كفاية وقتها إلى أن جربت تطبيق مصاريف، بعدها تغير كل شيء.

منذ ذلك الوقت وهذا التطبيق هو أهم شيء بالنسبة لي، إلى درجة أنني منذ اللحظة التي توقف فيها عن العمل في Android قمت بشراء هاتف iOS ولا أعتقد أنني قد أفكر في العودة إلى Android بدون هذا التطبيق! كونه مطور عربيًا بالكامل من قبل فريق سعودي ?? رائع -وهو ما يجعلني أشعر بالفخر- جعله الأفضل في فهم متطلباتك واحتياجاتك أكثر من أي تطبيق آخر وأصبح غير قابل للمنافسة بالنسبة لي في هذا الأمر.

بعض مميزات تطبيق مصاريف الرائعة

تطبيق مصاريف يساعدك على عدة أشياء أهمها هو إضافة دخلك ومراقبة مصروفاتك، وصدقني بعد أكثر من 5 أعوام من استخدامه يمكنني أن أخبرك بكل ثقة أن إدارة حياتك المالية تبدأ عند مراقبة مصروفاتك، فحين تقوم بتسجيل مصروفاتك ومشاهدة الأرقام ستصبح أكثر حكمة وموضوعية في التعامل مع المال.

أيضًا يوفر التطبيق تحديد أهداف شهرية من حيث الإنفاق، فيمكنك تحديد ميزانية شهرية لهذا الشهر وسيقوم التطبيق بمساعدتك على معرفة كم متبقى لك من تلك الميزانية، ويساعدك على الإلتزام بها بإشعارات لطيفة عندما تصرف أكثر مما ينبغي وأنه يجب عليك مراقبة مصاريفك، وغيرها من الأمور التي تساعدك على تحديد كيف سيكون شكل حياتك المالية بالكامل.

وأفضل شيء على الأطلاق هو أنه يمنحك تقارير مفصلة حول مصاريفك، كم متوسط مصاريفك شهريًا، وما هو نوع مصاريفك، هل هي مصاريف أساسية أم كمالية؟ ويخبرك أيضًا بناء على نمط مصاريفك كم تحتاج شهريًا لمتطلباتك الأساسية والدخل المناسب لنمط حياتك، كما يمكنك إضافة أهداف مالية مثل شراء سيارة جديدة، كل ما عليك فعله هو إدخال قيمة الهدف المالي والوقت الذي يجب عليك تحقيقه فيه، وسيخبرك كم يجب عليك أن تدخر شهريًا حتى تتمكن من تحقيق هذا الهدف المالي.

أعتقد أنني إذا ظللت أسرد مميزات هذا التطبيق وفوائد استخدامه على حياتك المالية وحياتك كفريلانسر فلن يكفيني هذا المقال بالكامل لأتحدث عنه، لذلك سأدعك تكتشفه بنفسك الآن وربما أتحدث عنه بالتفصيل في مقال قادم إن شاء الله.

8. أفضل أداة للتخطيط وتنفيذ المشاريع

Mindmeister

هل تذكر كيف كانت الحياة بسيطة وجميلة حين كنا أصغر؟ هذا الأمر ينطبق على عملك كفريلانسر بكل تأكيد، فكلما كبر عملك وبدأت في التعامل مع عدد أكبر من العملاء وعلى عدد أكبر من المشاريع ستبدأ تلك المشاكل في الظهور.

أتحدث عن إدارة العملاء والمشاريع، وما ينتج عنها من تشتت بين كل عميل ومشروع وما الذي يجب عليك إنجازه؟ متى؟ ولأي عميل؟ حيث ستجد أن عقلك مشغول معظم الوقت بكل تلك الأمور، مما يجعل عملك أصعب لأنك قد تجد صعوبة في التركيز على أداء عملك وكل تلك الأمور تدور في عقلك، هنا يأتي دور Mindmeister.

ما أقوله دائمًا هو أن كل تلك الأمور لا يجب أن تحدث بداخل عقلك، فأنت بالتأكيد بحاجة إليه لكي تتمكن من إنجاز عملك، لأن وظيفة عقلك هي التفكير والإبداع وحل المشكلات وليست الاحتفاظ بتلك المعلومات لفترة قصيرة.

مع الوقت وجدت أن أفضل طريقة لحل تلك المشكلة هي باستخدام أسلوب الخريطة الذهنية أو الـ Mind Map حيث تقوم برسم خريطة لما يدور في عقلك عن المهام التي تعمل عليها على ورقة لكي تتمكن من ترتيب أفكارك بصورة أفضل، ثم وضعها بجانبك أثناء عملك لكي تعمل بشكل أكثر تنظيمًا، وتتأكد بأنه لا يوجد مجال للخطأ وأنك تسير على الطريق الصحيح في كل مشروع تعمل عليه.

يقوم Mindmeister تقريباً بأداء نفس المهمة ولكن بدون الحاجة إلى ورقة أو قلم، فيمكنك التخطيط لكل ما يدور في ذهنك على شاشة حاسوبك، وهو ما سيوفر لك الكثير من الوقت أثناء العمل ويمنحك مرونة أكبر في التحكم في أفكارك والتعديل عليها وترتيبها بالشكل الذي ترغب في العمل وفقًا له.

كيف تقضي على التشتت باستخدام Mindmeister؟

شخصيًا لا أبدأ العمل على مشروع جديد بدون التخطيط له باستخدام Mindmeister وهو ما يمنع التشتت طوال العمل لأنني لا أخطط وأعمل في نفس الوقت فهذا هو المسبب الرئيسي للتشتت أثناء العمل وعدم الإنجاز.

في المرة القادمة التي ستعمل فيها على مشروع ما جرب التخطيط للمشروع بالكامل باستخدام Mindmeister أنصحك باستخدام قالب Get Things Done GTD وبعد الانتهاء ابدأ في التنفيذ ستلاحظ أنك لا تتعرض لأي تشتت وستجد نفسك تركز فقط على أداء المهام، ستشكرني لاحقًا على هذا الأمر.

9. أفضل أداة لمشاركة الملفات

MEGA

كفريلانسر أحد أهم الأشياء التي تقوم بها هي استلام وأرسال ملفات العمل، في بعض المجالات تلك الملفات قد تكون صغيرة ويمكن نقلها مباشرة بدون الحاجة إلى أداة لمشاركة الملفات، ولكن قد لا ترغب أن تقع تلك الملفات في اليد الخطأ، وفي مجالات أخرى هذه الملفات قد تكون كبيرة للغاية ويصعب نقلها عبر البريد.

لذلك فأنت بحاجة إلى مكان واحد يضمن لك حماية ملفات عملاءك ويوفر لك مساحة تخزينية كبيرة في نفس الوقت تلك كانت معادلة صعبة لم تتمكن من تحقيقها أي أداة مشاركة ملفات أخرى غير MEGA.

مشاركة الملفات هو أحد أكثر جوانب الإنترنت التي تلقى منافسة كبيرة، تقريبًا في كل عام تصدر أداة جديدة لمشاركة الملفات، ويمكنني القول بأنني قد جربت معظمها ولكن لم أجد ما يحقق المعادلة التي أسعى لتحقيقها، وهي مساحة تخزينية كبيرة، حماية للملفات حيث أن جميع ملفات عملائي تعتبر ملفات لا ينبغي أن يقوم شخص آخر بالاطلاع عليها، وسهولة في إرسال وتحميل الملفات لأن حجمها غالبًا ما يكون كبير للغاية.

إذا كنت تبحث عن السرعة في الأرسال والاستقبال فأنصحك باستخدام WeTransfer ولكن ستفقد المدة والمساحة التخزينية لملفاتك، وإذا كنت تبحث عن السهولة في التعامل والتحميل لعملاءك فأنصحك باستخدام Dropbox ولكن ستحصل على مساحة تخزينية صغيرة للغاية وقد لا يكون آمن كليًا.

أما إذا كنت تبحث عن كل ذلك معًا وأكثر أنصحك باستخدام MEGA فهو يوفر لك مساحة تخزينية مجانية 50 جيجا، أي أكثر بكثير مما قد تحتاجه فتضمن أن ملفات عملاءك ستبقى هناك للأبد، وأيضًا مع مستوى آخر من الحماية فشعارهم The Privacy Company.

فجميع ملفاتك يتم تشفيرها بمفاتيح أنت وحدك ومن ترسلها له يمكنه استخدامها للوصول إلى ملفاتك، هذا بجانب أن حسابك لا يمكن الوصول إليه إلا بكلمة المرور التي قمت بتحديدها وإذا فقدتها ستفقد الوصول لملفاتك كلها! ⚠ لذلك أنصحك بالاحتفاظ بالمفاتيح الاحتياطية في مكان آمن.

لعل السبب الرئيسي وراء ترشيحي لـ MEGA على أنها الأداة الأفضل هو أنها توفر أداة MEGA Sync والتي تسمح لك برفع وتحميل الملفات بشكل متقطع، إذا كنت تستخدم Google Drive فبالتأكيد واجهتك تلك المشكلة السخيفة في أنه حين يتوقف عن الـ Upload يجب عليك إعادته من جديد.

ليس مع MEGA فيمكنك رفع الملفات على عدة جلسات متقطعة إذا كان حجمها كبير بدون الحاجة إلى أن توقف عملك، أو أن تقوم بإعادة العملية بالكامل عند فشلها.

وأفضل شيء أيضًا هو أنك لست بحاجة إلى ارسال العديد من الملفات لعميلك وأخباره بأنك قمت بإرسالها، فقط أعطه تصريح الدخول لملفاته وسيعلم عند تحديثها أو إضافة أي ملفات جديدة بدون الحاجة إلى التواصل أكثر من مرة أو إبلاغه عبر رسائل بريدية أي توفير المزيد من الوقت.

10. أفضل أداة لإدارة عملك الحر بالكامل!

 Plutio

لعل أصعب شيء في كونك فريلانسر هو أنك جيش مكون من جندي واحد، فأنت تقوم بالتدريب، التخطيط، الاعداد والتجهيز، وحتى الذهاب إلى الحرب بمفردك، ولكن ليس بعد أن تستخدم Plutio فتلك الأداة هي سكين جيش سويسري بالنسبة لك.

كما قالت Nayobe في أغنيتها “Good things come to those who wait” لذلك فأنا أفضل أن أترك الأفضل للنهاية، فتلك الأداة جيدة إلى درجة أنها تجمع بين معظم الأدوات السابقة في أداة واحدة، ويمكنك اعتبارها الأداة التي ستجعل إدارة عملك الحر أسهل من أي وقت مضى، فهي تجمع بين كل ما تحتاجه في عملك الحر ابتداءً من تنظيم المهام اليومية وتتبع الوقت، وصولًا إلى إدارة علاقاتك مع عملاءك والمشاريع وإرسال الفواتير وطلبات العمل.

أنت أكثر من مجرد فريلانسر، أنت شركتك الخاصة!

باستخدام Plutio أيضًا ستصبح أكثر من مجرد فريلانسر، حيث سيشعر عملاءك بأنهم يتعاملون مع شركة مرموقة، لأن جميع ما تنتجه من طلبات عمل Proposals وفواتير Invoices وأي شيء يكون بشعارك الخاص وله طابع مميز، وسيبدوا كما لو كنت قد أنفقت آلاف الدولارات على هوية بصرية خاصة بك بينما أنت في الحقيقة لم تفعل أي شيء!

أعتقد أن هذا هو أجمل ما تمنحك إياه تلك الأداة فهي تزيد من قيمتك الوهمية Deceptive Value بطريقة تجعل عملاءك المحتملين يرغبون في أن يصبحوا عملاء حاليين، وعملاءك الحاليين في أن يصبحوا عملاء متكررين ويدفعون أكثر مقابل ذلك.

بالحديث قليلًا عن استخدام الأداة فهي تمنحك عنوان ويب فرعي Subdomain مخصص باسمك أو باسم شركتك، تقوم من خلاله بالوصول إلى عدة أدوات مثل إدارة المهام، وإضافة وإدارة المشاريع والعملاء والعقود وطلبات العمل.

وأيضًا هناك مساحة خاصة للتواصل بينك وبين عملاءك أو زملائك في العمل كل هذا مع تقويم سهل الاستخدام تقوم فيه بإدارة مواعيدك وتنظيم وقتك من حيث مواعيد التسليم والاجتماعات وغيرها.

الجميل هو أنك لست بحاجة إلى قضاء الكثير من الوقت في أعدادها بالرغم من أن هذا يحدث لمرة واحدة، حيث يمكنك استخدام العديد من القوالب المعدة مسبقًا لفواتير وطلبات عمل جاهزة ستوفر عليك الكثير من الوقت الذي ستستغرقه في كتابتها بنفسك وبفاعلية أفضل.

 وأيضًا تمنحك سهولة كبيرة في إنشاء وأرسال الفواتير إلى عملاءك، كل ما عليك إدخاله هو بعض التفاصيل الصغيرة مثل التكلفة وتفاصيل العمل، وستقوم الأداة بإضافة حساباتك البنكية أو حسابك في PayPal وكل التفاصيل لتجعل الفاتورة تبدوا وكأنها قادمة من شركة مرموقة، وكذلك يمكن للعميل الدفع بالضغط على رابط حسابك في PayPal مباشرة.

تلك الأداة هي سلاحي السري الذي يمكنني من إدارة العديد من العملاء في نفس الوقت باحترافية شديدة، وصدقًا لا أعرف كيف أصف استخدام هذه الأداة أو كيف أنها ستجعل حياتك أسهل بعشر مرات على الأقل، ولكن ما أنصحك به هو أن تقوم بتجربتها لمدة 14 يوم مجاناً ولا اعتقد أنك ستقوم بالاستغناء عنها بعد تلك الفترة.

كلمة أخيرة

هذه كانت 10 أدوات للفريلانسرز يجب عليك استخدامها لتتمكن من إدارة حياتك بصورة أفضل، ابتداءً من أفضل أداة لمراقبة الوقت وحساب الإنتاجية، وصولًا إلى أفضل أداة لإدارة عملك الحر بالكامل، أتمنى أن تجعل تلك الأدوات أو إحداها رحلتك في العمل الحر أسهل، كما أتمنى أن تجدها مفيدة لك بقدر كونها مفيدة بالنسبة لي.

كما تعلم فالهدف من تلك الأدوات هو مساعدتك على العمل بصورة أفضل إذا كنت فريلانسر أو تخطط للعمل من المنزل، فقط تذكر أن الأدوات ليست كل شيء، فما يصنع الفارق هو كيفية أستغلالك لتلك الأدوات أو الأدوات المتاحة لديك أيًا كانت.

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن أي من تلك الأدوات يمكنك كتابة أي شيء تريد معرفته في التعليقات وسأكون سعيد بمساعدتك في معرفته.

والآن أخبرنا أداة كنت تعرف مسبقًا من تلك الأدوات؟ وهل لديك أدوات أخرى تقوم باستخدامها لإدارة عملك كفريلانسر؟ شاركنا في التعليقات ❤